Vous souhaitez mettre en place un séminaire mais avez des doutes sur comment et pourquoi organiser un séminaire d’entreprise. Combien devriez-vous mettre dans l’investissement ? Où dois-je aller ? Comment savoir si je dois contacter un service d’organisation de mariage ? La clé d’un séminaire réussi réside dans la planification.
Nous vous donnons 7 conseils pour organiser un séminaire d’entreprise dont on se souviendra longtemps.
Définir les objectifs
Il y a deux questions fondamentales auxquelles il faut répondre lors de la définition des objectifs : dans quel but organiser un séminaire ? Mon objectif est de récompenser l’équipe, de célébrer un événement, de présenter un nouveau produit et d’introduire une nouvelle stratégie. A qui s’adresse ce séminaire ? Associés, travailleurs ou clients ? Ce sont les deux premières questions que vous devez vous poser pour commencer à planifier votre événement.
Choisir une forme de séminaire
Il existe plusieurs types de séminaires : séminaires de redynamisation des employés, les participants peuvent choisir parmi des activités comme des cours de golf, des cours de cuisine, des promenades dans la nature et même du karaoké et du cabaret.
L’objectif principal est d’améliorer l’unité de l’équipe.
Avez-vous de nouvelles recrues à intégrer dans l’entreprise ? Pourquoi ne pas programmer un moment de plaisir léger pour briser la glace et mieux se connaître ? Ce type de séminaire est de nature plus académique, on l’appelle un « séminaire de formation ».
Elle permettra aux employés de se rencontrer et d’échanger sur les projets à venir, ainsi que sur les besoins d’information et de formation qualifiante. Aussi connu sous le nom de « journée d’étude », comme son nom l’indique.
Etablir un plan de dépenses
Lorsque vous aurez terminé les étapes 1 et 2, un budget sera généré pour vous. Le coût variera en fonction du nombre de participants, du style de séminaire choisi (demi-journée, journée complète, week-end) et de sa durée. Consacrez du temps à une planification financière minutieuse pour éviter les chocs désagréables.
Sélecteur de date
L’objectif est que le plus de personnes possible se présentent ce jour-là, il est donc crucial de choisir le bon jour. Évitez de choisir une date entre ces heures :
- L’école est finie pour l’été
- Plusieurs ponts
- A la veille du week-end
Ainsi que tout autre moment crucial pouvant affecter l’accessibilité des participants.
Choisir le meilleur emplacement
Paris et son château de Versailles, Lyon et sa cathédrale Saint-Jean, Bordeaux et sa Place de la Bourse, Toulouse et son Capitole… Vous avez les yeux qui brillent en y pensant mais attendez de voir ce que la Destination Niort, Marais Poitevin propose !
Notre territoire regorge de lieux tout aussi incroyables : de Niort, ville au riche passé historique avec son donjon emblématique mais surtout capitale française des mutuelles d’assurance, 4e place financière française et capitale régionale de l’économie sociale et solidaire, au Marais Poitevin, lieu d’exception où calme et nature règnent en maître.
Assimilé à Venise en Italie d’où son surnom « La Venise Verte », le Marais Poitevin est l’endroit idéal pour réaliser une promenade en barque, une balade à vélo ou toute autre activité respectueuse de la nature et du développement durable. Une destination inspirante pour un séminaire réussi !
Constituer un rétro planning
Une bonne organisation est cruciale et pour cela, établissez-vous un planning précis, étape par étape afin que l’évènement se déroule au mieux le jour J.
Listez l’ensemble des tâches à faire en amont, leurs échéances, la durée estimée, leur budget (hébergement, restauration, intervenants, location de salles…). Prévoyez des réunions avec votre hiérarchie et vos équipes afin de faire valider chaque étape de votre évènement.
Gardez à l’esprit des solutions de dernières minutes si une étape vient à ne pas se réaliser correctement le jour du séminaire. Il faut pouvoir rebondir rapidement et sans entacher le reste de la journée !
Rédigez une feuille de route pour les participants
Ça y est, vous vous rapprochez pas à pas du jour J ! Vous avez vérifié toute la logistique, réalisez les répétitions si nécessaire, contactez les intervenants pour faire un dernier point. Tout est prêt !
Maintenant, il faut réaliser une fiche de route pour vos participants afin de rendre le déroulement de ce séminaire le plus fluide possible. Inscrivez-vous sur ce document :
- Les horaires des réunions et des activités.
- Un descriptif de chaque étape de la journée.
- Les lieux/salles où se déroulent chaque intervention avec éventuellement un plan pour se repérer.
- Les temps de pause (déjeuner, collation…).
